Digitálny poštár: Cena nie je všetko. Čo ešte rozhoduje?

Téme digitálny poštár sa ako účtovníci v najbližších mesiacoch jednoducho nevyhneme.

Budeme musieť vybrať poskytovateľa tejto služby pre našu účtovnú kanceláriu a zároveň pomôcť s výberom aj našim klientom.

A kritérií môže byť naozaj veľa.

Cena – pohybuje sa od bezplatných riešení až po stovky eur. Do konečnej ceny vstupuje množstvo faktorov.

Prepojenie s existujúcim softvérom – nemalá skupina podnikateľov si za digitálneho poštára vyberie práve spoločnosť, ktorej systém už používa na vystavovanie faktúr. Dôvod je jednoduchý. Dané prostredie už poznajú, faktúru nemusia nikam presúvať a odošlú ju jedným kliknutím.

Toto kritérium bude pravdepodobne jedným z najdôležitejších aj pre mnohé účtovné kancelárie, ktoré budú chcieť, aby sa im faktúry klientov automaticky načítavali do používaného účtovného softvéru.

Otvorené API – toto bude dôležité najmä pre podnikateľov s vlastným softvérovým riešením, ktorí budú hľadať možnosť prepojenia svojho systému s digitálnym poštárom.

Prepojenie s bankou – toto by som už označila za taký nadštandard. Nejde o základnú funkcionalitu digitálneho poštára, no niektorí poskytovatelia už deklarovali, že ich riešenie bude prepojené aj s internetbankingom.

Klient tak bude môcť cez jednu aplikáciu nielen prijímať a odosielať faktúry, ale ich aj priamo uhrádzať.

Spôsob archivácie faktúr – viacerí digitálni poštári hovoria iba o trojmesačnej archivácii a následne ponúkajú možnosť doplnkovej archivácie vo svojich systémoch. Podnikateľ je však povinný uchovávať účtovné doklady počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, a preto bude potrebovať dlhodobejšie riešenie.

Okrem dĺžky archivácie ho môže zaujímať aj to, kde budú jeho dáta uložené, ako bude zabezpečená ich ochrana a dostupnosť či čo sa stane v prípade straty dát alebo ukončenia činnosti poskytovateľa.

Etablovanosť poskytovateľa na trhu – vznikla spoločnosť len nedávno alebo ide o dlhodobo etablovaného poskytovateľa? Aj toto môže pri výbere zohrávať úlohu.

Znenie všeobecných obchodných podmienok – v procese registrácie musí podnikateľ odsúhlasiť všeobecné obchodné podmienky, ktoré sa môžu u jednotlivých digitálnych poštárov líšiť. Ideálne by preto bolo oboznámiť sa s nimi ešte pred samotným výberom.

A to je len časť toho, čo treba zvážiť, aby nám od budúceho roka digitálny poštár čo najviac pomáhal – a nepridával ďalšiu prácu.

Poďme si to teda spolu rozkľúčovať.

Na UCTO D(N)ES budem postupne pridávať videá k tejto téme z troch pohľadov – účtovníka, klienta a IT-čkára.

Nájdeš ich tu na webe, Facebooku, Instagrame aj YouTube. Každý si tak môže vybrať platformu, ktorá mu najviac vyhovuje.

Ak ani ty ešte nemáš v tejto téme vo všetkom jasno, sleduj UCTO D(N)ES.

Ideme na to!