Čo všetko potrebujete vedieť o klientovi, než mu poradíte s výberom digitálneho poštára?

Predtým, ako sa pustíte do výberu digitálneho poštára pre svojich klientov, prejdite si s nimi, koľko rôznych spôsobov vystavovania, odosielania a prijímania faktúr vlastne využívajú.

Možno budete sami prekvapení, čo všetko zistíte a čo ste si na začiatku ani neuvedomovali.

Napríklad, že klient používa vlastný softvér na vystavovanie faktúr, faktúry v jeho mene vystavuje aj tretia strana alebo využíva ďalšiu aplikáciu.

A prečo je to vlastne dôležité?

Keď budete poznať odpovede na tieto otázky, ľahšie určíte, ktorý digitálny poštár alebo kombinácia viacerých poštárov bude pre konkrétneho klienta najvhodnejšia. A svoj výber mu budete vedieť aj zdôvodniť.

Ide o zoznamy otázok, ktoré pokladáme SZČO platiteľovi DPH, v prípade ak ide o neplatiteľa DPH napr. slobodný umelec, živnostník,… venujeme sa len otázkam z pohľadu prijímania faktúr.

Tu sú moje otázky, ktoré si s klientmi prechádzam:

Z pohľadu vystavovania faktúr:

1. Koľko faktúr približne vystavujete mesačne?
2. Kto sú vaši odberatelia?
   • slovenskí podnikatelia,
   • fyzické osoby – nepodnikatelia,
   • zahraniční odberatelia (podnikatelia/nepodnikatelia),
   • neziskové organizácie,
   • štátne alebo verejné inštitúcie,
   • prípadne iné typy odberateľov.
3. Používate jeden číselný rad faktúr alebo viacero číselných radov? Ak ich máte viac, z akého dôvodu? Rozdeľujete číselné rady podľa prevádzok alebo podľa obsahu faktúr? (Pozn.: Z praxe sa nám už stalo, že sa na ďalší číselný rad takmer zabudlo, pretože faktúry z neho nevystavoval priamo klient, ale tretia strana. Prípadne klient používa jeden číselný rad pre prevádzku a druhý pre e-shop.)
4. Vystavujú vo vašom mene faktúry aj tretie strany, ste súčasťou self-billingu? Napríklad Packeta, TIPOS, Bolt, rôzne platformy, rezervačné systémy, online trhoviská (marketplace) alebo iní poskytovatelia služieb.
5. Aký program alebo aplikáciu používate na vystavovanie faktúr?
   • účtovný softvér – KROS, Money, MRP, Pohoda a pod.,
   • fakturačnú aplikáciu – iDoklad, SuperFaktúra a pod.,
   • vlastný softvér,
   • špecializovaný softvér pre vaše odvetvie, napr. špedičný, advokátsky a pod.,
   • faktúry vystavujete ručne alebo na počítači bez špecializovaného softvéru,
   • faktúry za vás vystavuje účtovníčka alebo iná osoba.
6. Ako často faktúry vystavujete? Napríklad denne, raz za týždeň alebo raz za 15 dní.
7. V akom čase počas dňa faktúry najčastejšie vystavujete? V priebehu pracovnej doby alebo aj neskoro večer či v noci?
8. Akým spôsobom ste doteraz faktúry odovzdávali alebo posielali svojim odberateľom?
   • osobne,
   • e-mailom vo formáte PDF,
   • poštou,
   • prostredníctvom zákazníckeho portálu alebo inej aplikácie.
9. Ako u vás vo firme prebieha schvaľovanie vystavených faktúr?
   • Prebieha vôbec schvaľovanie faktúr?
   • Kto ich schvaľuje?
   • Kedy ich schvaľuje?
10. Prikladáte k faktúram aj prílohy? Ak áno:
    • aké prílohy prikladáte,
    • koľko ich zvyčajne býva,
    • v akom formáte ich máte,
    • akým spôsobom ich budeme od 1. 1. 2027 odosielať spolu s faktúrou?
11. Chcete aj po zavedení nového systému pokračovať v súčasnom spôsobe vystavovania a spracovania faktúr, alebo ste už plánovali nejakú zmenu? Môžeme zároveň zvážiť, či je prechod na nový systém príležitosťou zmeniť alebo zjednodušiť aj váš doterajší proces.

Netreba zabúdať ani na prijímanie faktúr. Tam je skladba otázok veľmi podobná.

Z pohľadu prijímania faktúr:

1. Koľko faktúr približne prijímate mesačne?
2. Kto sú vaši dodávatelia?
   • slovenskí podnikatelia,
   • fyzické osoby – nepodnikatelia,
   • zahraniční dodávatelia (podnikatelia/nepodnikatelia),
   • štátne alebo verejné inštitúcie,
   • prípadne iné typy dodavateľov.
3. Používate jeden číselný rad faktúr alebo viacero číselných radov? Ak ich máte viac, z akého dôvodu? Napríklad rozdeľujete číselné rady podľa prevádzok alebo podľa obsahu faktúr na faktúry za tovar, režijné faktúry a pod. (Pozn.: Ak používajú viac číselných radov a doteraz si ich označovali sami, bude treba vymyslieť spôsob, ako to budete robiť od 1. 1. 2027, keď sa vďaka poštárovi môže stať, že sa k faktúram účtovník dostane skôr ako klient.)
4. Akým spôsobom ste doteraz faktúry prijímali?
   • osobne, napríklad v balíku spolu s tovarom, ktorý prišiel,
   • e-mailom vo formáte PDF,
   • poštou,
   • prostredníctvom zákazníckeho portálu alebo inej aplikácie.
5. Čo ste ďalej s týmito faktúrami robili?
   • Nahadzovali ste si ich do nejakého svojho softvéru?
   • Preposielali účtovníčke
   • Tlačili ste si ich?
   • Nahadzovali ste ich do Excelu a pod.?
6. Ako u vás vo firme prebieha schvaľovanie prijatých faktúr?
   • Prebieha vôbec schvaľovanie faktúr?
   • Kto ich schvaľuje?
   • Kedy ich schvaľuje?
7. Prichádzajú vám spolu s faktúrami aj prílohy? Ak áno:
   • aké prílohy a potrebujete ich?
   • koľko ich zvyčajne býva,
   • v akom formáte ich máte,
   • akým spôsobom ich budeme od 1. 1. 2027 prijímať?
8. Chcete aj po zavedení nového systému pokračovať v súčasnom spôsobe prijímania a spracovania faktúr, alebo ste už plánovali nejakú zmenu? Môžeme zároveň zvážiť, či je prechod na nový systém príležitosťou zmeniť alebo zjednodušiť aj váš doterajší proces.

Na časť otázok môžete, samozrejme, odpovedať za klienta na základe údajov z účtovníctva a odpovede mu už len predložiť. Na niektoré otázky však bez jeho pomoci odpovedať nevieme.

Keď si všetky tieto otázky s klientom prejdete, získate podklad na výber digitálneho poštára, ktorý mu môžete odovzdať. Klient si následne na jeho základe môže vybrať riešenie, ktoré mu najviac vyhovuje.