Koľko digitálnych poštárov môžem mať?

Jeden digitálny poštár je jasný. Ale môžem ich mať aj viac? A ak áno, na čo môžem jednotlivých poštárov využívať?

Odpoveď je áno, ale je tu jeden dôležitý rozdiel medzi prijímaním a odosielaním elektronických faktúr:

Na prijímanie faktúr môže mať podnikateľ pre jedno DIČ zaregistrovaného iba jedného digitálneho poštára.

Na odosielanie faktúr však môže využívať aj viacerých digitálnych poštárov.

Kedy sa mi môže hodiť viac poštárov?

Napríklad vtedy, ak firma využíva viacero fakturačných systémov alebo má rôzne spôsoby vystavovania faktúr.

Jedna časť faktúr môže odchádzať cez digitálneho poštára prepojeného s účtovným softvérom a ďalšia cez iného poštára, ktorého využíva samostatná fakturačná aplikácia.

Praktický príklad:

Firma má kamennú predajňu, do ktorej chodia nakupovať tovar aj iní podnikatelia. Účtovníčka im vystavuje faktúry v účtovnom softvéri a na ich odosielanie využíva digitálneho poštára, s ktorým je tento softvér prepojený.

Firma však predáva tovar aj cez e-shop. Na vystavovanie faktúr používa samostatnú aplikáciu a účtovníčka do ich vystavovania vôbec nezasahuje.

A ani by to nebolo praktické. Veď ak si zákazník objedná tovar napríklad v noci, účtovníčka nemôže sedieť pri počítači a čakať, aby mu vystavila faktúru a odoslala ju cez digitálneho poštára.

Aplikácia prepojená s digitálnym poštárom však môže celý proces zabezpečiť automaticky, bez zásahu účtovníčky.

Rovnako môže mať firma jedného poštára na prijímanie a iného na odosielanie elektronických faktúr.

Praktický príklad:

Podnikateľ si faktúry vystavuje sám vo fakturačnej aplikácii a na ich odosielanie využíva digitálneho poštára, s ktorým je táto aplikácia prepojená.

S účtovníčkou sa však dohodol, že keďže ona spracováva prijaté faktúry v inom účtovnom softvéri, na ich prijímanie si zvolí digitálneho poštára, ktorého mu odporučila účtovníčka.

Takto môže podnikateľ naďalej vystavovať faktúry spôsobom, na ktorý je zvyknutý. Účtovníčka má zase prijaté faktúry priamo vo svojom účtovnom softvéri, čím šetrí čas a môže ich spracovávať rýchlejšie.

Viac poštárov však automaticky neznamená lepšie riešenie. Pred výberom je vhodné zvážiť náklady, možnosti prepojenia jednotlivých systémov a spôsob kontroly odoslaných faktúr.

Ak vám jeden digitálny poštár dokáže zabezpečiť prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr a vyhovuje vašim pracovným postupom, nie je dôvod mať ich viac.

Zdroj odborných informácií: Finančná správa SR